目前，展覽會(huì )已經(jīng)成為各行業(yè)之間彼此交流、貿易的重要平臺，甚至已經(jīng)逐漸成為一種文化趨勢。因此，展覽會(huì )已經(jīng)不是簡(jiǎn)單意義上的展示產(chǎn)品、推銷(xiāo)產(chǎn)品、購買(mǎi)商品的場(chǎng)所�，F代展覽會(huì )已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會(huì )是企業(yè)整個(gè)市場(chǎng)拓展工作的重要組成部分，應被列為全盤(pán)市場(chǎng)計劃之中。
　　
　　展覽會(huì )已經(jīng)被越來(lái)越多的商家所重視
　　
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　　在確定了參展目的后，選擇核實(shí)的展覽會(huì )是關(guān)鍵。
　　
　　報展程序
　　
　　選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對方會(huì )傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會(huì )介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。
　　
　　填好參展表格、返回給大會(huì )主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。
　　
　　費用預算
　　
　　參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車(chē)長(cháng)途車(chē)費、市內交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會(huì )議室租賃費等。做參展經(jīng)費預算時(shí)，還要加上總費用的１０％，作為不可預見(jiàn)費用的支出。
　　
　　展臺位置
　　
　　展臺的位置由主辦者全盤(pán)規劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內容、行業(yè)、地區等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來(lái)區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇�？傊�，越早將參展申請表格遞交給大會(huì )主辦者，越容易得到好的位置。
　　
　　標準展臺
　　
　　除國內某些大型商品定貨會(huì )仍采用面積較小的展位外，通常展覽會(huì )的展位面積為９平方米（３米Ｘ３米），成為標準展臺。大會(huì )主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施，包括三面展墻，二個(gè)能固定在展墻上的射燈，一個(gè)展桌（長(cháng)１米，寬５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三項電源插座一個(gè)，以及刻寫(xiě)眉板文字即貴公司的名稱(chēng)。無(wú)特殊要求，眉板文字是您填寫(xiě)在參展表格中的單位名稱(chēng)。
　　
　　展覽會(huì )的標準展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個(gè)邊甚至三個(gè)邊可以面對觀(guān)眾行走的通道，能更多接觸到參觀(guān)者。因此，如果您越早申請參展，您越有機會(huì )向大會(huì )主辦者尋求該種展位。特裝修
　　
　　超過(guò)四個(gè)或者四個(gè)以上的標準展位的面積時(shí)，您可以只預定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場(chǎng)定位、展覽期間的活動(dòng)安排，做出別出心裁的獨特裝修。展位的裝修大會(huì )提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特裝修時(shí)要特別注意，如果采用的是木結構的展架和裝飾物，應涂上防火材料。
　　
　　家俱
　　
　　大多數參展商會(huì )有這樣的感受，就是一個(gè)資料桌不夠用。大會(huì )組織者、展覽場(chǎng)館以及展覽服務(wù)公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時(shí)租用服務(wù)。水、電、煤氣
　　
　　如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請表格中加以說(shuō)明、特別強調，在收取一定的費用后，大會(huì )主辦者會(huì )安排、并可以提供這些服務(wù)。
　　
　　電話(huà)
　　
　　您可以申請在展覽期間租用電話(huà)線(xiàn)（國內長(cháng)途ＤＤＤ，和國際長(cháng)途ＩＤＤ），但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費用。
　　
　　物品保管
　　
　　展覽期間，大會(huì )組織者對展會(huì )提供安全保障，展覽館出入口設有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務(wù)。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢(qián)財等。
　　
　　包裝箱的存放
　　
　　展覽開(kāi)始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務(wù)公司會(huì )收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時(shí)也是防火安全的要求。通常，展覽結束撤館時(shí)，包裝材料會(huì )退還或自行領(lǐng)走。
　　
　　展品的運輸
　　
　　大會(huì )主辦者會(huì )在"參展細則"里提供展品運輸的提貨負責人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門(mén)到展位到門(mén)的服務(wù)。
　　
　　布展和撤展
　　
　　大會(huì )組織者通常會(huì )給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì )展覽會(huì )的布展時(shí)間為３天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在大會(huì )最后一天，觀(guān)眾清場(chǎng)以后即可以開(kāi)始撤展。
　　
　　清潔服務(wù)
　　
　　大會(huì )免費提供參觀(guān)者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。
　　
　　工作證
　　
　　參展人員報導時(shí)，大會(huì )主辦者會(huì )提供參展工作證，一般一個(gè)標準展位提供２-３個(gè)工作證。工作證也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。入場(chǎng)券大會(huì )主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數量的展覽入場(chǎng)券甚至開(kāi)幕式請柬，這給您提供了聯(lián)系客戶(hù)和關(guān)系單位的機會(huì )，您可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來(lái)參觀(guān)和見(jiàn)面。
　　
　　會(huì )刊
　　
　　每個(gè)展覽會(huì )都要出版一期展覽會(huì )會(huì )刊或參展商名錄，可免費列入每個(gè)參展單位的名稱(chēng)、地址、電話(huà)、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會(huì )的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會(huì )的延續。那些在展覽會(huì )上沒(méi)有看到您們的參觀(guān)這他，那些沒(méi)有來(lái)參觀(guān)該展覽會(huì )的人們，都可以在會(huì )刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費，在會(huì )刊上刊登廣告，其效果當然更加明顯。
　　
　　場(chǎng)地廣告
　　
　　除會(huì )刊宣傳外，大會(huì )主辦者和展覽館還提供室內室外的場(chǎng)地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場(chǎng)地熟悉、有經(jīng)驗的參展單位的展覽策劃者會(huì )最早占領(lǐng)有利的位置。
　　
　　技術(shù)講座
　　
　　部分展覽會(huì )還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì )，除大會(huì )特別要請的專(zhuān)題報告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場(chǎng)或者多場(chǎng)講座。這是向各界來(lái)訪(fǎng)者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，這些有備而來(lái)的參加者，費普通聽(tīng)眾，而是專(zhuān)業(yè)人士，這是您發(fā)展用戶(hù)的良好機會(huì )。通常，在交納規定的費用后，大會(huì )主辦者提供會(huì )議室和基本的會(huì )議設備。特殊的會(huì )議設備，您可以預先甚至臨時(shí)租用。請繼續看下段文字。舉辦活動(dòng)及租用會(huì )議設備
　　
　　為了吸引觀(guān)眾，參展商可以在展位內舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎活動(dòng)，發(fā)送小紀念品，甚至新穎的文藝演出�？傊�，應在有限的時(shí)間、場(chǎng)地和經(jīng)費預算內達到最好的宣傳效果。這些活動(dòng)所需要的設備，包括上述會(huì )議、技術(shù)講座所需要的設備，如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。參展人員的選用
　　
　　選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷(xiāo)售業(yè)績(jì)。參展人員應具備以下基本條件：對公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專(zhuān)業(yè)知識；自信、適應能力強；性格外向，易于與各種人交談；有參展經(jīng)驗；身體健康，樂(lè )于出差。著(zhù)裝除日用消費品、食品的展銷(xiāo)活動(dòng)、娛樂(lè )性展示活動(dòng)和產(chǎn)品促銷(xiāo)活動(dòng)的需要外，展覽會(huì )期間應穿著(zhù)正式服裝。首先，在展位里您是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對參觀(guān)者的尊重。如果能配合展臺的搭建和公司顏色統一著(zhù)裝，則效果會(huì )不同凡響。
　　
　　食宿
　　
　　如果您對展覽所在的城市不熟悉，您可以住宿在大會(huì )推薦的招待所、賓館和飯店。大會(huì )組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來(lái)往展館交通方便并且價(jià)格適中。通常情況，大會(huì )會(huì )安排展覽期間的午餐供應。
　　
　　展覽資料的準備
　　
　　參加展覽會(huì )之前您要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價(jià)格清單，其使用量往往會(huì )超過(guò)您的預料，所以要做好充分的準備工作。會(huì )后的聯(lián)系
　　
　　展會(huì )期間，參觀(guān)者只是對您有了粗淺的認識，真正的生意往往會(huì )來(lái)自于會(huì )后。展覽會(huì )雖結束，生意則剛剛開(kāi)始。所以切記兩點(diǎn)：一、展會(huì )期間的用戶(hù)訪(fǎng)談?dòng)涗�；這是您的第一筆財富；二、會(huì )后資料的整理：用戶(hù)跟蹤聯(lián)系。抓住這兩條，成功就屬于您了。